e-Defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan kayıtlar bütünüdür.
GİB ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından ortak olarak yayımlanan 1 sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ve GİB tarafından yayımlanan 421 Sayılı VUK Genel Tebliği ile de e-Defter düzenlemesi yapılmış bulunmaktadır.
Bu düzenlemelerle, «Yevmiye Defteri» ve «Defter-i Kebir» ile ilgili format ve standartlar belirlenmiştir. e-Defter düzenlemeleri, formatları ve standartları hakkında bilgiler www.edefter.gov.tr internet adresinde yer almaktadır.
- Tüzel kişi mükelleflerin elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olmaları ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olmaları,
- Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya (NES) sahip olmaları,
- Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.
- e-Defter e-fatura kullanan firmalar için yasal zorunluluktur ancak isteyen tüm firmalara gönüllü e-Defter kullanabilir, böylece defterlerini notere
tasdik ettirme, yazdırma ve 10 yıl saklama zorunluluğundan kurtulurlar.